Як ефективно провести діскавері-фазу у турбулентному середовищі

Жити і працювати в турбулентних умовах – як то в часи війни, так і в часи пандемії - означає проявляти гнучкість, ефективно застосовувати власні навички та адаптуватися до динамічних умов. Це, зокрема, стосується роботи бізнес-аналітиків у ІТ, які у своїй діяльності неодноразово аналізують безліч аспектів, щоб забезпечити відповідність вимогам та термінам замовників і сприяти створенню якісного продукту. Про те, як ефективно стартувати проєкти та проводити діскавері-фазу в турбулентних умовах нам розповіли спікери вебінару Роман Сахаров, директор напрямку бізнес-аналізу в EPAM, керівник міжнародного напрямку бізнес-аналізу та Олена Митіль, тімлід команди, голова напрямку бізнес-аналізу у південному регіоні України, керівник міжнародного сервісу діскавері бізнес-аналізу. 

Успіх кожного проєкту залежить від його гарного старту, а отже формування початкового бачення продукту, стратегії, налаштування комунікацій, розуміння потреб стейкхолдерів – ключових компонентів етапу діскавері. Послуговуючись не лише внутрішніми практиками компанії EPAM, а і практиками міжнародного інституту з бізнес-аналізу, спікери поділилися найкращими підходами до проведення діскавері на старті кожного проєкту. Цей процес включає в себе збір початкових вимог, визначення ключових стейкхолдерів, функціональних та нефункціональних вимог, створення переліку характеристик, визначення та оцінку ключового беклогу, а також формування дорожньої карти імплементації продукту для подальшої її презентації замовнику. Фінальний етап діскавері включає у себе формування фінансової пропозиції для клієнта, створення команди та запуск проєкту, а також визначення подальших процесів бізнес-аналізу. В середньому діскавері може тривати від 1 до 3 місяців або від 3 місяців до 1 року в залежності від продукту і вимог до нього. 

Застосування діскавері-фреймворку передбачає уніфікований і структурний підхід із врахуванням усіх вимог, який пришвидшує початок проєкту і дає можливість готувати менш досвідчених бізнес-аналітиків до роботи з діскавері. Такий підхід також дозволяє управляти ризиками, що є особливо важливим в умовах роботи в турбулентному середовищі. Діскавері-фреймворк складається з трьох основних аспектів – визначення діскавері-процесів, формування артефактів бізнес-аналізу в процесі діскавері та передача відповідних знань, - які є взаємопов’язаними і взаємозалежними. Бізнес-аналітик має чітко і прозоро визначити початкові вимоги до старту проєкту зі стейкхолдерами, включаючи цілі, терміни виконання, ключові завдання в рамках діскавері, а також розуміти контекст роботи, домен та середовище клієнта. Це у свою чергу уможливить ефективне визначення діскавері-процесів. Робота бізнес-аналітика у турбулентному середовищі передусім передбачає уміння швидко адаптуватися до нових умов та змін, а також інформувати клієнта вчасно і регулярно шляхом встановлення каналів прозорої комунікації. 

В ході формування діскавері-процесів бізнес-аналітик має також визначити потенційні ризики, проговорити їх з клієнтом та імплементувати план управління ними. Серед найпоширеніших ризиків у сфері бізнес-аналізу виділяють відсутність контекстного аналізу, а саме незнання нормативної бази, особливостей індустрії, залежність від інших рішень, а також неструктуровану документацію та неефективну передачу знань для проєктної команди. В процесі діскавері також особливо важливо управляти очікуваннями стейкхолдерів, забезпечуючи при цьому прозору комунікацію. Якість вимог, визначених як бізнес-аналітиком, так і клієнтом, розуміння бізнес-складової, вимог стейкхолдерів, технічних аспектів, нефункціональних вимог, а також дослідження уже існуючого рішення також впливають на ефективність роботи, а їх недостатній рівень може становити ризик для проєкту. 

Основні артефакти бізнес-аналізу в процесі діскавері мають бути чітко структурованими і включають у себе на вищому рівні документ про образ та межі проєкту, в якому містяться бізнес-вимоги, контекст та проєктні умови, а також документ про припущення, обмеження, допущення та залежності. Похідні від них на нижчому рівні – список функцій, розбиття на вимоги користувачів на високому рівні, оцінка вимог на високому рівні, вимоги, які виходять за рамки проєкту, реєстр ризиків, нефункціональні вимоги та дорожня карта. Під час вебінару спікери презентували приклади та шаблони з описом того, як краще структурувати вищенаведені артефакти. 

Передача знань – важлива частина діскавері, оскільки делівері-менеджери або новопризначені аналітики, які працюють над проєктом після закінчення діскавері-фази, мають добре розуміти контекст, артефакти, а також знати, хто є ключовими стейкхолдерами проєкту. Все це уможливлює етап якісної передачі знань, під час якого спікери радять створювати загальне середовище для обміну інформацією всередині організацій, де будуть зберігатися записи ключових сесій, протоколи зустрічей, ключова інформація по проєкту, діскавері план, перелік бізнес-активностей та розроблені артефакти.

Ефективне управління очікуваннями стейкхолдерів є невід’ємним компонентом діскавері. Бізнес-аналітик має розуміти ключові цілі та завдання клієнта і планувати свою роботу, опираючись на них, а також проводити регулярні оцінювання. Якщо в ході оцінювання обсягу і цілей діскавері бізнес-аналітик приходить до висновку щодо доцільності їх змін, йому необхідно вчасно повідомити про це клієнта, запропонувати своє рішення і відповідним чином адаптувати обсяг етапу діскавері, зважаючи на обставини, погодження клієнта та реалістичні очікування. На цьому етапі особливо помічним є інший компонент діскавері - ефективні комунікації, – який передбачає прозорий, проактивний, структурований та вичерпний підхід до спілкування з замовником. На етапі діскавері важливо проговорювати всі аспекти проєкту з клієнтом, а також фіксувати їх, застосовуючи відповідні інструменти. Приклади таких інструментів у формі організаційних таблиць, картування стейкхолдерів, комунікаційних планів та ін. були презентовані спікерами під час вебінару.

З огляду на вищезазначене, етап діскавері в роботі бізнес-аналітика є дуже важливим і включає у себе декілька ключових аспектів - формування діскавері-процесів, артефактів, передачу відповідних знань, моніторинг та управління ризиками, ефективну комунікацію та управління очікуваннями замовника на кожному етапі. Розуміння потреб клієнта визначає основні підвалини роботи на етапі діскавері, а професійність та уміння бізнес-аналітика структурувати їх та використовувати відповідний фреймворк і артефакти, при цьому ефективно комунікуючи із замовником, визначає подальший успіх і перспективу проєктую

Щоб дізнатись більше та отримати порцію надзвичайно корисної інформації, подивіться запис вебінару на YouTube-каналі EPAM.